Здравствуйте! Сегодня речь пойдет о такой вещи, как тайм-менеджмент. Правильная организация личного времени в бизнесе (да и в жизни человека из любой социальной группы) является одной из составляющих успеха, поэтому мы  и разберем этот вопрос, причем, теория будет подкрепленна моей личной практикой. Кто-то может подумать, что у меня нет проблем со личным временем. Как бы не так! В настоящий момент, помимо этого блога у меня на плечах висит контентное обслуживание нескольких сайтов и оффлайн-бизнес. И это не говоря уже о семье, спорте, самообразовании!

Тайм-менеджмент

Организация собственного времени

Тайм-менеджмент представляет собой технологию организации времени человека, причем, ее главная задача – увеличение эффективности использования этого времени. Управление временем становится особенно актуальным при увеличении количества дел, что зачастую бывает в бизнесе. Думаю, у многих бывали дни, когда катастрофически не хватало даже нескольких минут на кофе-паузу и проблемы так и сыпались на голову? Что ж, пора менять подход к делам.

Что бы организовать собственное время, необходимо в первую очередь осознать простой факт: 20% ваших дел приводят к 80% всего результата (принцип Парето). То есть, львиная часть вашей деятельности заканчивается ничем и если человек это осознает, то и возникает закономерный вопрос: как организовать свое время с максмальным эффектом.

Вы хотите изменить ситуацию? Тогда вам придется воспользоваться целым комплексом мер, что бы получить необходимые навыки и начать пользоваться инструментами тайм-менеджмента на практике. Переходим к практике.

Создаем распорядок дня

1. Постановка задач. На этом этапе, необходимо определиться с неотложными задачами на следующий день. Если их не так много, то желательно сразу наметить и еще несколько дел, которые будут актуальны в последующем. Важно! Надо  адекватно оценивать продолжительность всех дел, более того, зарезервировать часть времени на неожиданно возникающие задачи и спонтанные дела. Пример: если на реальные дела запланированно 6 часов, то желательно расчитывать продолжительность работы в районе 10 часов;
2. Контроль затраченного времени. Особенно актуален данный пукт в первое время, когда привычка организации дел еще не привита на 100%. В результате, человек начинает понимать, сколько времени было потраченно и на что, а в последующем, более эффективно организовывать этот процесс;
3. Категории дел. Для эффективного тайм-менеджмента необходимо разбивать собственные дела на долго-, средне- и краткосрочные. Соответственно, основная часть заданий на день должна состовлять решение краткосрочных, “горящих” задач;
4. Самоконтроль. Тайм-менеджмент не возможен без регулярности, последовательности и систематичности!
5. Перспективный план. Весь распорядок дня должен строиться на основе перспективного плана на год, который, в свою очередь, разбивается на кварталы и месяцы. Грубо говоря, недельно-суточные планы представляют обой оперативное время человека, а годовой план с разбивкой на кварталы – стратегическое.

Несколько советов, облегчающих жизнь

Используйте НЕТ в своем лексиконе. Очень много дел наваливается на того, кто просто не умеет отказывать откружающим. В любом офисе есть подобные безотказные работяги, не так ли? Что бы уметь твердо отказывать, надо фокусироваться на собственных задачах и быть уверенными в себе. Не хватает уверенности в себе и отказать Ване/Пете/Лене очень сложно? Пора задуматься о визите к психологу или записи на специализированные тренинги, нацеленные на личностный рост и обретение уверенности в себе.

Держите под рукой список дел с указанием времени. Простой блокнот, органайзер или приложение на смартфоне – вариантов много и это реально упрощает жизнь.

Реальность целей. Не взваливайте на себя неподъемную ношу! Очень часто попытки организации личного времени заканчиваются провалом из-за непомерно раздутого списка дел. Стремление использовать свой потенциал позитивно влияет на жизнь, а стремление стать лучшим и везде успеть только добавит стрессовых состояний.

Делегирование дел. Все, что можно перепоручить подчиненным и коллегам – перепоручайте!

Оптимизация планирования. Не очень хорошо, когда под рукой 10 ежедневников на все случаи жизни, лучше, максимально оптимизировать собственное пространство: использовать один, максимум два инструмента планирования. Так, у меня единственная записная книжка, которая всегда под рукой и программа-органайзер на ноутбуке Exiland Assistant. Если надо срочно сделать пометку (например, в спортзале записать количество повторений :-)), то в простое приложение-блокнот в мобильнике, и то, я потом эту пометку переношу в органайзер в раздел “Тренировки”.

Награда себе любимому. Даже самое маленькое достижение должно сапровождаться наградой самому себе! Не важно, как это назвать, влиянием на подсознание, спуском пара или психологическим программированием, главное  это реально действует. Эффективность ваших действий начнет увеличиваться!

Личный пример организации времени

Распорядок, который я сейчас распишу, примерный и основан на обычном рабочем дне, в котором нет поездок и посещений клиентов. Кстати, достоинство ненормированного рабочего дня и собственного бизнеса  – отсутствие необходимости поминутно расписывать завтрашний день. В моем плане обязательно есть место семье, спорту, самообразованию, что и вам советую делать.

• Работа с электронной почтой /переписка с клиентами, разборка корреспонденции/ – 30 минут, (9.00);
• Работа с сайтами /технические работы, работа с ссылками, постинг в социальных сетях, оптимизация, написание статей, SEO-оптимизация контента, добавление публикаций на сайты и т.д./- 3 часа (10.00 – 13.00);
• Бытовые дела /забить гвоздь, помыть авто и т.п./ – 1,5 часа;
• Семья /прогулка с ребеноком, семейные мероприятия и т.п./ – 2 часа;
• Тренировка – 1 час (16.00 – 17.00);
• Самообразование /чтение тематических статей, книг, прсмотр видео/ – 1 час (19.00 – 20.00);

Остальное время у меня идет “про запас”, так как зачастую дела возникают на ровном месте. Так же, замечу, график очень гибкий и наличие свободного времени позволяет оперировать задачами, переставляя их в удобном порядке и в свободное время.

Другая фишка – это “пакетная” организация однотипных дел. То есть, если в планах размещение ссылок на тематических форумах, то я для всех сайтов буду делать эту операцию в течении выбранного отрезка времени (составление анкоров, подбор сайтов/форумов и т.д.). Конечно, не все площадки подходят для всех сайтов, но, как показывает практика, процесс все равно движется более быстро, так как по сути опе рации одного типа.

А как у вас обстоят дела с планированием? Как вы организовываете свое время в бизнесе или повседневной жизни? Поделитесь опытом!

P.S. И буду благодарен, если понажимаете кнопки социальных сетей под статьей 😉

Игорь